Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.
De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.
Opdracht
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). De oplossing bestaat uit een DMS voor LGI, HGI en RMA module en een app voor mobiele kanalen.
Deze functie betreft de Product Owner rol voor RMA. Je bent de spin in het web als vertegenwoordiger van het systeem voor de behoeften van de stakeholder community. DefDoc en RMA is voor Defenise Informatiebeheer een kritisch systeem voor ondersteuing van informatiemanagement en duurzaam archiveren. Je bent de stem van de gebruikervertegenwoordigers in de samenwerking met het agile ontwikkel- en beheerteam.
Je bent verantwoordelijk voor:
• definiëren en vertegenwoordigen van de functionele roadmap samen met de productmanager DefDoc;
• verantwoordelijk voor de backlog;
• prioriteren van software eisen en wensen;
• sturen op acceptatieproces van nieuwe versies;
• samenwerken tussen ontwikkel-, technisch- en functioneelbeheerteams om snelheid en kwaliteit te synchroniseren;
• deelname aan implementatie projectoverleg, 'gebruikerstafels', demonstraties en evaluaties.
Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op gebied van informatiehuishouding en de uitrol en doorontwikkeling van DefDoc. Je rapporteert aan de productmanager DefDoc.
Werklocaties zijn Den Haag en Utrecht. Vanuit het belang van stakeholdermanagement met de Defensie onderdelen en andere projectteams wordt flexibilteit in werklocaties verwacht.
Eisen
- Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
Wensen
- Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
- Kandidaat heeft bij voorkeur:
• recente (binnen de afgelopen 10 jaar) aantoonbare werkervaring als schakel tussen bestuurlijke, operationele & IT organisatieonderdelen.
• aantoonbare werkervaring met verander-, transitie-,en/of implementatietrajecten;
• aantoonbare werkervaring binnen de (Rijks)overheid;
• aantoonbare werkervaring binnen Defensie;
• kennis van projectmanagement, rapportage en Agile werkwijze;
• aantoonbare werkervaring met en kennis van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer;
• aantoonbare werkervaring met en kennis van document management en/of zaaksystemen en informatiebeheer;
• aantoonbare werkervaring met procesanalyse, -verbetering;
• aantoonbare werkervaring met het opstellen van productplannen, releaseplanning en managen van gebruikersdocumentatie.
Inzetgegevens
- Gewenste startdatum: donderdag 1 oktober 2026
- Initiële einddatum: zaterdag 30 september 2028
- Optie op verlenging:
- Maximaal aantal verlengingen: 2
- Termijn per verlenging in maanden: 12
- Verwachte uiterste einddatum inzet: zaterdag 30 september 2028
- Uren per week: 32
- Max. aantal uren initiële inhuurtermijn: 3360
- Aantal maanden initiële inhuurtermijn: 24
- Postcode hoofdstandplaats: 2511 CB
- Naam hoofdstandplaats: Den Haag
- Extra standplaats(en): Utrecht
- Veiligheidsonderzoek vereist: VGB Niveau B
- VOG aanwezig voor start inzet: Nee
- Werknemers met soortgelijke kennis en expertise in dienst Deelnemer:
- Vrije vervanging toegestaan: Ja
- Parttimers toegestaan: Nee
- Hybride werken bespreekbaar:
- Onregelmatige diensten: Nee
- Consignatiediensten: Nee
- Betrokkenheid bij aanbestedingen: Nee
- Vergoeding dienstreizen inbegrepen in tarief: Nee
- Toelichting beschikbaarheid: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraak met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.
- Toelichting extra standplaats:
Reageer nu
