SAP SD Consultant- WR339206

Omschrijving opdracht/werkzaamheden:

Het SAP Expertise Centrum (SEC) ontwikkelt en beheert de SAP modules vanuit de gezamenlijke diensten van de UvA en HvA. Er zijn 5 teams met elke een eigen expertisegebied. Vanuit het SAP Finance en Inkoop team zijn wij verantwoordelijk voor het beheer en doorontwikkeling van SAP-modules die worden ingezet ten behoeve van efficiënte en effectieve financiële bedrijfsprocessen. Het SAP landschap draait op SAP S/4 Hana 2023 on Premise met daarnaast onder meer SAP VIM en Ariba.

In juni 2026 start het SEC i.s.m. de debiteurenadministratie een project om het aanmaken van debiteuren en factuuropdrachten voor onderwijs voor professionals te automatiseren. Dit zijn bijvoorbeeld professionals die een executive master aan de Amsterdam Business School volgen of cursisten voor een eenmalige course. Momenteel zitten een aantal handmatige handelingen in dit proces, waardoor de debiteurenadministratie te veel tijd kwijt is aan het verwerken van de factuuropdrachten.

In het kort is de behoefte om een oplossing te realiseren waarbij er middels een spreadsheet in bulk debiteur en factuurgegevens aangeleverd kunnen worden door een faculteit. Deze dienen dan door SAP ingelezen te worden, waar nodig dienen debiteuren gematcht of aangemaakt te worden waarna verkooporders, bv via een takenlijst in SAP, klaargezet worden voor de debiteurenadministratie. Vervolgens dient er de mogelijkheid te zijn voor een medewerker van de debiteurenadministratie om, bijvoorbeeld via een takenlijst in SAP, controles uit te voeren, wijzigen en uiteindelijk de verkooporders goed te keuren en te boeken.

Met deze uitvraag zoeken wij naar een ervaring consultant met specifiek SAP SD kennis om bovenstaande wens uit te werken naar een functioneel en technisch ontwerp. Er is een reeds een eerste versie van een functioneel ontwerp. Deze is als bijlage bijgevoegd aan dit document, vanaf pagina 5. Na goedkeuring hiervan, dient de consultant de benodigde configuratie in SAP in te richten en met een (interne of in te huren) ontwikkelaar de benodigde programmatuur te realiseren en te testen. Uiteraard dient de functionaliteit via een iteratief proces met tussentijdse demo's aan stakeholders gerealiseerd te worden.

Gedurende het project is er betrokkenheid van een interne SAP-consultant zodat deze waar nodig kan helpen met de interne systemen, maar er vooral meteen gestart kan worden met de kennisoverdracht.

Op basis van de eerste inschattingen gaan we uit van de volgende tijdslijnen aan:

Fase 1  verwachte inzet 3 dagen per week

- Juni '26: Start realisatie functioneel en technisch ontwerp (op basis van eerste versie functioneel ontwerp dat reeds gemaakt is) Fase 1

- Begin juli '26: Oplevering functioneel en technisch ontwerp

Fase 2:

Juli '26 – september '26: Realisatie

Eind september '26: Go-live

Fase 3:

Oktober '26: Nazorg en documentatie

Fase 4:

Oktober '26 : uitwerking en realisatie aanvullende functionaliteiten (zoals bijvoorbeeld creditering hele factuur)

November '26: afronding

Verwachte inzet en beschikbaarheid:

Voor Fase 1 verwachten wij een inzet van 3 dagen per week

Voor Fase 2, 3 en 4 is de verwachte inzet afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden in het Functioneel en Technisch ontwerp. Afstemming over de inzet in deze fases zal dan ook nog plaatsvinden met de kandidaat. Gezien het iteratieve karakter van het realisatieproces wordt in nu 2 dagen per week aan beschikbaarheid gevraagd, met de mogelijkheid tot op- of afschalen in overleg.

De opdrachtnemer levert een bijdrage aan de automatisering van het debiteuren en facturatieproces voor professionals door:

• Vertalen van het initiële functioneel ontwerp naar een gedetailleerd technisch/solution design voor SAP SD, met focus op:
• In bulk kunnen verwerken van debiteurgegevens en factuuropdrachten via een importfunctie
• Gebruiksvriendelijke interface (Excel template of andere oplossing) voor gebruiker die de gegevens in bulk aanlevert
• Ondersteuning voor verschillende factuurtypen
• Inrichten of aanpassen van verkooporganisatie, documenttypes, itemcategorieën en relevante SD-instellingen voor facturatie van facturen die in bulk worden aangeleverd
• Ontwerpen en (laten) bouwen/aanpassen van de nieuwe importfunctie waarmee:
• Debiteuren aangemaakt of gewijzigd kunnen worden afhankelijk of er een match gevonden wordt.

• Er een uitval/actielijst beschikbaar is voor de debiteurenadministratie
• Verkooporders worden klaargezet
• Uitwerken integratie met financiële boekingen en de juiste grootboekrekeningen
• Testen van de functionaliteit en het begeleiden van de productiegang
• Leveren van nazorg, documentatie en kennisoverdracht aan het bestaande team.

Werkwijze

• De opdrachtnemer voert de werkzaamheden zelfstandig uit, binnen de afgesproken kaders en tijdslijnen die zijn afgestemd met de projectmanager en de Product Owner van het SAP Expertise Centrum
  
• De opdrachtnemer kan, indien nodig, in overleg/afstemming met de project manager en product owner derden inschakelen
  
• Gedurende het project dient er kennisoverdracht naar een interne medewerker plaats te vinden
  

Welke ervaring is gewenst?

• Minimaal 10 jaar recente ervaring als SAP SD consultant, met aantoonbare ervaring in verkooporders, facturatie en outputbeheer.
  
• Ervaring met koppeling SD–FI/CO (account determination, grootboekrekeningen, WBS, BTW-afhandeling
  
• Aantoonbare ervaring met het ontwerpen en implementeren van oplossingen voor bulk-import van orders/facturen in SAP bij voorkeur op minimaal "b" niveau in het SAP clean core extensibility framework.
  
• Nederlands sprekend en schrijvend op minimaal C1 niveau
  

Kan de opdracht door een zzp’er worden uitgevoerd?

Ja, dit kan. Inzet zal zijn voor specifiek resultaat.

Duur van de opdracht

Van zsm tot mogelijk 15-11-2026

Optie tot verlenging

Ja, maar geen garantie.

Voorwaarden met betrekking tot inzet

De inzet is gekoppeld aan de keuzes die in het project worden gemaakt. Zodra de opdrachtgever het definitieve functionele en technische ontwerp oplevert, zal ook duidelijker worden wat de benodigde inzet is voor de systeeminrichting. Een eerste inschatting is dat de realisatie van het TO 48 uur kost. De totale opdracht zou mogelijk 350 uur kunnen bedragen. Op basis van het TO gaan we deze inschatting toetsen en mogelijk bijstellen.