Programmasecretaris SRQ179823

Let op deze aanvraag is NIET geschikt voor zzp'ers.

Opdrachtomschrijving:

De programmasecretaris fungeert als spil binnen het programma en zal ondersteuning bieden aan de programmamanager en projectleiders van het programma Nieuw Geneesmiddelen Beoordelingssysteem. Het betreft hier een IV programma waarin nieuwe software geimplementeerd en gebouwd wordt. Tevens vindt er migratie van het huidige IV systeem naar het nieuwe IV systeem plaats. Tot slot wordt datagedreven werken opgezet alsook de organisatieverandering van het project verwerkt. De rol bestaat uit: 

Programma- en projectondersteuning:

Opstellen programma voortgangsrapportages voor opdrachtgever en stuurgroep.

• Voorbereiden en verslaglegging van IV project- en stuurgroep overleggen 

• Opstellen van vergaderstukken in Nederlands of Engels 

• Vertalen documenten (PrinceII voortgangsrapportage, projectplannen, escalatierapporten) in het Engels 

• Redigeren van (beslis)documenten (rapportages, projectplannen, escalatierapporten) 

• Controleren formele documenten(programmadocumenten en contractdocumenten) op juistheid en samenhang • Verzorgen van communicatie op intranet 

• Opzetten en bijhouden van projectdossiers, in lijn met ICT standaarden van programma structuur (MSP) en projectmanagementstructuur (PrinceII Agile). Dit zoals binnen de organisatie gebruikelijk; 

• Organisatie risicomanagement: Bijhouden en up to date houden van het programma risicolog alsook de project risicologs. Hierbij wordt een assessement verzorgd van de risico’s (extern/intern) met bijbehorende opvolging dit conform PrinceII/Agile. 

• Onderhouden van contacten met de stakeholders van het programma.

• Beantwoorden van IV vragen met betrekking tot het programma. Dit kunnen eenvoudige vragen zijn maar ook complexe vragen waarbij een beroep gedaan wordt op IV kennis van zowel het programma als van de deelprojecten. 

• Uitvoeren logistieke werkzaamheden en agendabeheer. 

• Organiseren van bijeenkomsten.

• Signaleren van knelpunten binnen het programma.

• Onboarding van nieuwe programma medewerkers.

Kennis en Ervaring:

• Je bent een ervaren Programmasecretaris met kennis van projectmanagement, bij voorkeur in het bezit van IPMA-PMO en/of PRINCE2 Agile certificering.

• Ervaring binnen complexe verander- en implementatieprogramma’s binnen de informatievoorziening.

• Kennis en ervaring met werken binnen een Agile omgeving.

• Ervaring met Sharepoint. 

• Ervaring met communicatie vanuit een programma met interne en externe stakeholders.

Competenties en Vaardigheden:

• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden (Nederlands en Engels)

• Je bent zelfstandig en neemt zelf initiatief

• Je bent omgevingsbewust en communicatief (mondeling en schrijfvaardig) 

• Je kan goed plannen en organiseren 

• Je kunt meerdere ballen tegelijk in de lucht houden en in een hectische omgeving overzicht en koers houden.  

Eis:

Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.

Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring in verander- en implementatieprogramma’s binnen de informatievoorziening. 

Wens:

Mate waarin de kandidaat kennis heeft van Projectmanagement. 

Mate waarin de kandidaat ervaring heeft binnen in Agile Omgeving. 

Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever. 

Let op deze aanvraag is niet geschikt voor zzp'ers.

*Bij het voorstellen: in PDF, Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).

Bij een passende bieding is een motivatie gericht op de opdracht verplicht, zonder passende motivatie wordt de bieding niet meegenomen in de selectieprocedure.

De aanvraag sluit bij NeedStaffing als mantelpartij voor het Ministerie RIVM op 19-08-2025 om 10:00

Aanbiedingen via de portal ESD/NEXT.